Rotación: ¿por qué pasan tantas personas por el mismo puesto?

Hace ya tiempo me ocurrió que coincidimos en un proceso de selección tres personas que habíamos ocupado el mismo puesto en la misma compañía en un periodo de tres años. A la tercera de estas personas, quienes entrevistaban, le preguntaron cuál era el problema con aquella empresa. Hay puestos e incluso organizaciones concretas que son sobradamente conocidas por su Rotación.

En una importante empresa había un departamento en el que el personal se subdividía en cinco equipos con las mismas responsabilidades, uno de ellos con una rotación escandalosa. Los/as trabajadores/as eran reacios a hablar y los rumores sobre la incompetencia del responsable, frecuentes. Su recolocación o despido eran impensables para la dirección. Se perdió personal muy valioso y muchas horas, esfuerzo y recursos por parte del departamento de gestión de personas sin que se tomaran cartas en el asunto.

Con frecuencia, no es un tema que preocupe especialmente a las organizaciones ya que hay puestos en los que la dirección no apuesta por tener personal fijo. Muchas veces se trata de trabajos poco cualificados de fácil cobertura o cuya penosidad favorece los contratos temporales. Y por tanto, no se realiza un análisis más profundo. Pero ¿es verdaderamente rentable? En mi experiencia me he encontrado que se da por sentado más de lo que se debería. Para empezar, asumir que el coste de la rotación es sólo el que afecta estrictamente al puesto, es un visión bastante ilusa pero muy popular. Entonces, ¿cuándo comenzamos a medir y analizar? En el mismo momento en que se inicia el proceso de selección, a través de departamento propio o empresa externa, ya que estamos empleando tiempo, dinero y todos los recursos necesarios. Que además, se seguirán invirtiendo en la posterior incorporación y periodo de adaptación hasta que la persona comience a rendir como sus compañeros/as veteranos/as. Si también podemos cuantificar su impacto en otros departamentos, tendremos una idea mucho más completa de lo que realmente nos cuesta la Rotación.

¿Qué supone un cambio constante de personas ocupando el mismo puesto? En mi opinión, evidencia la necesidad de prestarle atención y hacerse varias preguntas como:

¿Responde el proceso de selección a las necesidades del puesto?

¿Se ha realizado alguna entrevista a los/as trabajadores/as de ese área?¿Sabemos cuál es el clima laboral?¿Están motivados/as o desmotivados/s?¿Son grupo o equipo? etc.

¿Cuáles son las condiciones del puesto (retribución, horarios, etc.)?

Así las cosas, se puede concluir que impacta en la productividad, el clima de trabajo, la imagen de la empresa e incluso su capacidad para retener talento. Y por tanto, deberíamos hacer algo al respecto. Respondiendo a las cuestiones que he puesto de ejemplo, podríamos comenzar por revisar nuestra descripción del puesto y establecer coherencia entre lo que buscamos y lo que necesitamos. También deberíamos plantearnos las condiciones como el salario o los turnos por si pudiéramos mejorarlos. Y realizar un proceso exhaustivo de estudio dentro del departamento donde pueden estar fallando una o varias cuestiones.

A partir de aquí se abre un abanico más o menos amplio de trabajo que debe permitir la medición de resultados y su impacto sobre el rendimiento, el ambiente de trabajo, la gestión del talento, la imagen de la organización y como no, la rotación.

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Los 11 mandamientos de una reunión eficaz

Por falta de tiempo se suele olvidar que las reuniones no se improvisan sino que se organizan. Y esto no hace referencia al acuerdo tácito o explícito en conversaciones de pasillo donde se da por hecho la temática general de la reunión o los puntos a tratar a grosso modo. En realidad, si queremos que las reuniones sean eficaces y efectivas deberíamos partir de una planificación que asegure los siguientes puntos:

1. ¿Es necesaria la reunión? El/los tema/s a tratar, ¿necesitan del trabajo de varias personas, su coordinación o sus decisiones conjuntas?.
2. Esas primeras cuestiones llevan a definir claramente los objetivos de la reunión. Objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas, concretos en el tiempo). Punto por punto ¿de qué se va a hablar?. Podríamos proponer una reunión sobre cómo ser más ecológicos. Pero no sería buena idea. En tal caso, la convocatoria giraría en torno a las medidas concretas que tomará cada departamento para resultar más ecológicos y de cómo nos vamos a coordinar con el resto. Incluso éste ejemplo podría concretarse todavía más y te invito a que lo hagas.
3. ¿Quiénes deberían estar en la reunión?¿Tienen poder de decisión sobre los temas a tratar? o saldremos de allí igual que estábamos porque hay que consultar con, preguntarle a, averiguar si.
4. Enlazado con lo anterior, si es necesario leer o revisar algún tipo de información previa a la reunión, sería aconsejable hacerla llegar a los participantes y así facilitar la discusión y la toma de decisiones.
5. Reservar el espacio y horario para la reunión. Comunicarlos con antelación y no cambiar o anular la cita a menos que no quede remedio. Incluso el objetivo de la reunión y los puntos a tratar también pueden comunicarse con tiempo suficiente para que los/as convocados/as puedan organizarse.
6. Dejar claros el horario de comienzo y fin de la reunión y el tiempo aproximado que dedicaremos a cada tema para evitar enquistarnos en uno de los puntos y pasar a la carrera por el resto.

Exige puntualidad. El tiempo de todos/as es igual de valioso.

7. Realizar un listado de asistentes y confirmarlo cuando comience la reunión anotando las ausencias y realizando las presentaciones oportunas en el caso de que acuda alguien no conocido por todos/as los convocados/as.
8. No dispersarse. La reunión se ha convocado para cuestiones concretas y es fácil desviarse con anécdotas u otras cuestiones. Si fuera importante tratar algún tema que no se encuentra en la orden del día, habrá que sopesar la posibilidad de convocar otra reunión.
9. Reuniones productivas no son sinónimo de hastío y desmotivación. Al contrario, si se trata la agenda con dinamismo buscando soluciones y acuerdos de forma proactiva, el ambiente de trabajo mejora y podemos permitirnos incluso algo de humor y un clima distendido de trabajo.

Pero aún así, evitaremos que se produzcan los monólogos y las exhibiciones innecesarias de méritos o los choques de egos. En este sentido, hay que anticiparse a la polarización de opiniones y centrarse en la búsqueda de una solución o propuesta común. Nada de individualidades ni bandos.

10. Cerrar cada punto del orden del día comentando en voz alta la/s conclusión/es por si hubiera algo que aclarar antes de pasar al siguiente tema.

Para cuando llegue este momento y antes de comenzar, ya habremos decidido quién se encargará de redactar el acta. También es importante que exista la figura del moderador (si no coinciden en la misma persona) y que vayan rotando ambas responsabilidades en cada reunión.

Este aspecto es importante para evitar sobrecargar de tareas siempre a la misma persona y porque así favorecemos la implicación del resto de asistentes. Además, puede ocurrir que quien ejerce de moderador sea también participante en alguno de los temas y por tanto, corremos el riesgo de que pierda objetividad, se asigne tiempos extra, redacte actas poco imparciales, etc.

En cualquier caso quien ejerza de moderador/a también debería estar pendiente de la comunicación no verbal de los/as asistentes para detectar el cansancio, la falta de interés o la irritabilidad y actuar en consecuencia. Tal vez con sentido del humor, preguntas abiertas o acotando temas o intervenciones.

11. Finalmente hay que agradecer a los/as asistentes su participación e informarles que en el plazo X (un día o dos) se les hará llegar acta de la reunión con las decisiones, conclusiones y compromisos.

El documento debe ser concreto, claro y objetivo en su reflejo de lo que fue la reunión. Y hacerlo llegar a quienes no pudieron asistir.

Parece más engorroso de lo que realmente es. Cuando nos acostumbramos a trabajar así, las reuniones son realmente productivas. Lo fundamental por tanto, es el compromiso y la implicación de todos los asistentes. La constancia en el proceder hará que todos/as acabemos por asumir esta dinámica de trabajo en cuento a la organización y gestión de las reuniones y progresivamente resulte más sencillo y provechoso.