¿En qué se me ha ido el día? Parte 1

flat lay photography of calendar

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En ocasiones pensamos que nuestra jornada laboral transcurrirá de una manera y acaba de otra. Esto es normal mientras no se convierta en una rutina de trabajo. Planificar las actividades diarias y aquellas que se repiten de forma cíclica debería ser posible en la medida que conocemos nuestros objetivos. Convendría por ello, que los entendiéramos y que no variaran con frecuencia. Se trata de un aspecto importante ya que solemos organizarnos por tareas y no por objetivos. Piénsalo por un momento, ¿tu jornada sería la misma si priorizas lo que necesitas hacer para llegar a las metas diarias/semanales/mensuales?

Centrándonos en la organización del trabajo y el tiempo, existen otros elementos que influyen en el análisis de ese «en qué se me ha ido el día». Entre ellos podemos citar sospechosos habituales como el estrés, el cansancio y el actuar como apagafuegos de cuestiones que surgen sobre la marcha. Es muy complicado sacarle provecho al día cuando estamos rindiendo a medias o tenemos que resolver cuestiones que a veces ni siquiera nos atañan.

Por otra parte hay aspectos a los que tenemos que dedicarles un poco más de atención si queremos descubrir en qué medida afectan negativamente a nuestra agenda. Basta con anotar de manera informal nuestras funciones en un folio para encontrar tareas comunes. Por ejemplo, puede ser que necesitemos consultar una base de datos para extraer la información X y otra base de datos para la información Y. ¿Se podría añadir un campo extra en una de esas bases y así unificar X e Y en la misma aplicación? En ocasiones es el desconocimiento o mal uso de herramientas de trabajo lo que nos retrasa y dificulta llegar a ciertas metas.

Tener una visión cortoplacista no es lo ideal, ver cada día como un logro independiente del resto de la semana, impide que planifiquemos bien nuestro trabajo ya sea porque los objetivos a los que responden son a medio o largo plazo o porque las tareas de hoy están relacionadas con las que haremos en dos semanas. También es necesaria cierta dosis de realismo en la medida en que habrá cuestiones que requieran de la participación de otras personas como parte del proceso y por tanto habrá que contar con las horas o días que pueda llevarles realizar su parte. Además, el realismo hay que aplicarlo a la dificultad y número de las tareas y los objetivos. Una agenda en la que siempre quedan cosas por hacer es la evidencia de una mala gestión. Tal vez ese puesto de trabajo está asumiendo demasiadas competencias o la persona que lo ocupa no está preparada para ello o depende de factores ajenos a su control, etc. Por otra parte, realista significa dejar cierto margen de tiempo entre una tarea y otra pues en ocasiones algo que estimamos sencillo puede complicarse. Es fundamental contar con esa flexibilidad aunque como comentaba unas líneas más arriba, hay que estar alerta y buscar el equilibrio entre nuestro trabajo y ser el/la apagafuegos del departamento.

Relacionada con esa plasticidad está evitar el perfeccionismo. Pensemos en una tarea, imaginemos que tengo que cumplimentar un documento en Word y me lleva diez minutos. Si le dedico dos o tres minutos es probable que no lo haga bien y el resultado sea tener que repetirlo, es decir, dedicarle más recursos. Volvamos a la situación original y supongamos que le he dedicado esos diez minutos pero además decido que si cambiara el tipo de letra, el formato del documento o añadiera indicaciones extra, quedaría todavía más completo. Lo cierto es que el documento ya cumplía su función y yo lo he pulido a costa de más dedicación, ingenio, gusto, etc. Es decir, hay un punto de dejadez pero también hay un punto de perfeccionismo que nos sobran. Es cuestión de ser un poco críticos/as y observadores. Eso sí, sin olvidar reforzar lo que hacemos bien, que seguro es la mayor parte de nuestro trabajo.

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